Mucho se ha especulado respecto al panorama actual y futuro de las oficinas corporativas tras la situación de la pandemia ocasionada por el nuevo Coronavirus; la realidad es que nadie tiene una respuesta mágica para predecir el futuro.
Son más las preguntas que las respuestas que tenemos sobre el tema; sin embargo, quienes hemos dedicado décadas de nuestra vida profesional a la venta y renta de oficinas −a prácticamente diez meses de iniciado el confinamiento global por la pandemia−, podemos empezar a vislumbrar ciertas tendencias sobre el uso de éstas, con base en el perfil y edad de sus empleados, y de acuerdo con los diferentes sectores o tipo de industria a la que pertenecen, cuyas necesidades y prácticas sobre su uso son claramente diferentes.
En nuestra experiencia, durante los últimos meses, existen tres grandes grupos con visiones radicalmente distintas sobre el regreso a las oficinas en la época post-Covid, cuyas estrategias están cada vez más definidas, mismas que han dado lugar a lo que hemos llamado 'Teoría Post-Covid 30-30-40’.
The Office, Bosque Real Pinifarina.
LUIS G. MÉNDEZ TRILLOpresidente de coldwell banker commercial méxico
Home Office.
Home Office natural
El primer grupo, que corresponde al primer 30% de los usuarios de oficinas, es el conformado por todas las empresas estrechamente vinculadas con los sectores de alta tecnología: High-tech.
Todas estas empresas fueron capaces de adaptarse fácilmente al Home Office, apoyados por las tecnologías digitales, de una manera muy natural y positiva; incluso, en muchas de ellas, la modalidad de trabajo remoto ya existía como una práctica común previa al Covid-19.
Este grupo no solo encontró en este modelo mayor productividad y comodidad para los empleados y la organización, sino que realmente generó un enorme sentimiento de obtener ventajas competitivas y beneficios al dejar de asistir de manera presencial a las oficinas corporativas tradicionales, y así evitar los desgastantes traslados en el tráfico, lo que además les brindó la sensación de obtener mayor calidad de vida al tener más tiempo para ellos y sus seres queridos.
En este rubro, la mayor parte de los empleados y empleadores han encontrado grandes ahorros, así como excelentes motivadores que −por el tipo de actividades que realizan, el perfil y la edad de sus colaboradores−, permite continuar con la práctica del trabajo a distancia, lo que ha llevado a tomar la decisión estratégica de mantenerse en un futuro próximo, bajo un modelo permanente de trabajo remoto al 70-80%, con horarios y días de visita presencial a las oficinas solo de manera ocasional.
Lo anterior significaría que, para este grupo, el plan será “regresar” durante los próximos 12 a 36 meses (2021-2023) de manera gradual; entre el 40 y 50% de sus espacios tradicionales de oficina.
Aunado a la estrategia del Home Office, para estas empresas será necesario apoyar su solución con alguna de las siguientes dos alternativas:
1. La contratación temporal de pequeñas oficinas satelitales (independientes o dentro de centros de negocios (business centers)) que acerquen de manera significativa los lugares de trabajo, perfectamente equipados y acondicionados, a las zonas donde vivan diversos grupos de empleados.
2. La adecuación en las casas de los empleados, con espacios debidamente acondicionados para largas jornadas de trabajo, con mobiliario ergonómico, computadoras de última generación, Internet seguro, así como tecnología de punta que permita el máximo desempeño profesional de los colaboradores desde sus hogares. Estudios recientes han confirmado que solo el 42% de los empleados cuentan con condiciones óptimas para el trabajo desde casa.
Una vez que estas estrategias se hayan implementado, se estima que el impacto neto que este grupo tendrá en el mercado de oficinas será la devolución del 50% del área total ocupada, por lo que, si consideramos que este segmento representa el 30% del total de los usuarios en el mercado, estamos hablando de una disminución real directa del 15% del espacio total que será devuelto en un lapso de uno a tres años.
Espacios sociales de trabajo.
Torre M. Mítikah.
Espacios estratégicos
El segundo grupo corresponde al 30% de todos aquellos usuarios de oficinas en el mercado que pertenecen al sector de venta de productos y servicios, los cuales, como nosotros, los consultores inmobiliarios, detectamos de manera pronta, la urgente e imperiosa necesidad de regresar a nuestras oficinas corporativas.
En este segmento, muchos oferentes de productos y servicios requerimos generar el “factor confianza” ante nuestros clientes y equipos de trabajo: Esto solo se logra a través del contacto visual y presencial en espacios físicos de trabajo. Si bien las tecnologías digitales nos permitieron mantenernos activos y en constante comunicación, esta pandemia nos enseñó que es muy difícil ser altamente productivos y efectivos en la gestión de nuestro trabajo a distancia.
Nuestra opinión es que la mayor parte de este segundo segmento está ávido por regresar a trabajar de la manera “tradicional”, pues encontramos de gran valor la convivencia cotidiana que se da en estos espacios de colaboración compartida, donde no solamente se gesta el ADN empresarial que le da identidad a nuestras organizaciones, sino que también brinda un sentido de pertenecía a nuestros empleados, la cual es fundamental para implementar estrategias que brindarán soluciones a las necesidades de nuestros clientes en el corto, mediano y largo plazo.
En resumen, este 30% mantendrá sus oficinas en su condición actual, así como el radio promedio de ocupación que va de diez a 12 metros cuadrados (m²) por empleado; es decir, no disminuirá la ocupación de espacios en el mercado en los próximos años, solo se agregará la demanda promedio, por el crecimiento orgánico esperado, que suele ser del tres al cinco por ciento anual.
The Landmark, Guadalajara.
A la expectativa
Al tercer y último grupo de usuarios de oficinas en el mercado, que representa el 40% y es el más relevante, lo denominaremos “los indecisos”.
Este grupo de empresas y empresarios está conformado por un universo de usuarios que se encuentran confundidos y dubitativos, como esperando a que “se disperse la neblina” para tener mayor claridad de lo que viene en el futuro próximo, pues aún no terminan de discernir entre los grandes beneficios generados por el Home Office y el indiscutible valor detrás del uso de espacios tradicionales de colaboración compartida.
Éste, al igual que los anteriores, estima que puede tener importantes ahorros al eliminar parcialmente el segundo costo fijo más relevante solo después de los salarios: El costo de las oficinas corporativas tradicionales, brindando a sus empleados, a través de la tecnología, el sistema de trabajo en casa; pero, al mismo tiempo, intuyen o sospechan sobre el tremendo impacto negativo que puede llegar a tener, para su organización, la pérdida de identidad corporativa y con ella la fuga de talento.
Ante la necesidad de mantener a sus equipos de trabajo integrados, generándoles un sentido de pertenencia e identidad, muchas empresas apoyadas por expertos en la materia (brókers, arquitectos, mueblerías y diseñadores de interiorismo profesional) están tomando la decisión de reconvertir las oficinas tradicionales en espacios sociales y de máxima colaboración.
Oficinas The Resilient Workplace.
Interior de las oficinas Red Bull.
A estas oficinas resilientes, como las ha denominado el prestigiado arquitecto Juan Carlos Baumgartner del despacho SPACE “The Resilient Workplace”, cuyas cinco mega tendencias (Resiliencia; Innovación y creatividad; Socialización y diversión; Experiencia de marca; y Cultura organizacional) se aceleraron a partir de la llegada del Covid-19: Nosotros las denominamos por sus nuevas formas adaptativas de uso como oficinas “sociales o colaborativas”, que tendrán las siguientes características:
Cada vez menos espacios personalizados, ya sean privados o asignados, y más barras con espacios de trabajo Plug-and-Play con protocolos Covid free.
- Áreas abiertas con formatos de mobiliario cómodo y amigable que inviten a tener reuniones de trabajo informales con sistemas de acceso sin contacto: Touch-less.
- Múltiples salas y amenas áreas de trabajo con amplios espacios para reuniones en diferentes formatos, con mobiliario poco tradicional (bancas, columpios, puffs, cojines, etc.) y elementos de apoyo con tecnología de vanguardia que permita mantener el distanciamiento social entre los clientes y los colaboradores.
- Terrazas, jardines y áreas de trabajo abiertas, dispuestas para la convivencia social y laboral al aire libre y/o con salas de trabajo que tengan acceso a ventilación natural.
- Incremento en el radio promedio de espacios por usuario de mínimo 15 a 20 m² por “invitado”.
Bajo esta hipótesis, esto implicaría que, de ser cierta nuestra 'Teoría Post-Covid 30-30-40’, este último grupo del 40% terminará aprovechando las condiciones de un mercado en franca tendencia de precios a la baja para realizar un Flight-to-quality reacondicionando y/o expandiendo gradualmente sus espacios actuales de oficinas entre un 40 y 50% de sus espacios actuales, lo que implicaría un crecimiento neto real de la superficie ocupada en un 20% del total del mercado.
Distrito Polanco.
Gentera Innovation Lab México.
En este nuevo formato de “oficinas sociales”, se estima que se eliminarán los espacios cerrados altamente poblados (shoulder to shoulder) del tipo call center u oficinas gubernamentales con radios de seis a siete m² por persona, lo cual les dará a las oficinas un giro de uso en el que los empleados tendrán una sensación de mayor seguridad y mejores condiciones de trabajo con espacios más cómodos, mejor iluminados y mucho más saludables.
Así, cuando sean días en que el empleado tenga que concentrarse en asignaturas de tipo individual, éste se quedará en su casa a trabajar, y solo cuando se presente un tema de capacitación, desarrollo creativo, propuestas de trabajo, presentaciones a clientes o simplemente el momento de generar estrategias colaborativas, los empleados asistirán a las “oficinas sociales”, las cuales ahora serán más abiertas, seguras y −sobre todo− más agradables.
Finalmente, ante nuestra hipótesis de la 'Teoría Post-Covid 30-30-40’, el resultado neto final de la demanda total se compensaría entre la reducción del 15% de espacios del primer grupo, el 5% del crecimiento orgánico del segundo y el incremento del 20% de áreas adicionales para reconversión del tercero: Podemos concluir que más allá de los efectos de la crisis económica cíclica, producto de la pandemia, el mercado de oficinas local recuperará eventualmente un ritmo de crecimiento estable al adaptar las nuevas tendencias de uso e incorporando las tecnologías y formatos traídos por la pandemia del nuevo Coronavirus, mismos que, sin duda, llegaron para quedarse.
Es un hecho que el “nuevo uso de las oficinas” y el Home Office serán distintos después de 2020, pues siendo seres sociales con gran capacidad de adaptación, iremos reconvirtiendo nuestra forma y espacio de trabajo en una nueva modalidad que nos permita aprovechar al máximo nuestro talento, productividad y capacidad creativa en espacios que contribuyan al bienestar, salud y crecimiento de las organizaciones empresariales.
Torre Mítikah.
Torre M Mítikah.
Texto Luis G. Méndez Trillo presidente de Coldwell Banker Commercial Mexico
Foto: F. AXEL CARRANZA / Coldwell Banker / trt / Courtesy of Focus Studio / Coldwell Banker / Space / firba uno
