En un edificio corporativo, el costo de construir es solo una parte de la historia. Una vez que el inmueble comienza a operar, el mantenimiento, la energía, la climatización, la limpieza y el consumo de insumos pueden representar la mayor parte del gasto acumulado durante su vida útil.
Tan solo en oficinas Clase A y A+ de corredores como Reforma y Santa Fe, en Ciudad de México, o Valle Oriente, en Monterrey, los costos de operación pueden ubicarse entre 3.50 y 5.50 dólares por metro cuadrado al mes, de acuerdo con métricas del mercado corporativo.
El dato cobra relevancia en un contexto de mayor demanda de espacios industriales y corporativos, impulsada, entre otros factores, por el nearshoring. Con más inmuebles en operación, controlar cada gasto se vuelve una decisión financiera y no solamente administrativa.
Los costos que no aparecen a simple vista
Los grandes rubros, como electricidad, aire acondicionado y mantenimiento de equipos, suelen estar identificados en los presupuestos. El problema está también en los gastos pequeños que se repiten todos los días.
La reposición de papel, jabón, toallas y otros consumibles en sanitarios y áreas comunes es un ejemplo. Cada compra puede parecer marginal, pero su impacto se acumula cuando se multiplica por cientos o miles de usuarios y por todos los días de operación del inmueble.
Un análisis de McKinsey & Company citado en el sector señala que los procesos ineficientes de abastecimiento pueden elevar hasta 22% los costos indirectos de mantenimiento.
De acuerdo con las cifras proporcionadas para este análisis, el personal de limpieza puede destinar hasta 30% de su jornada a revisar y reponer consumibles en sanitarios de alto tráfico. Además, entre 3% y 5% del espacio de bodega puede utilizarse para almacenar estos productos.
A ello se suman las mermas ocasionadas por humedad, desperdicio, manipulación o extracción excesiva de productos.
Tecnología para controlar el consumo
Una parte de estas fugas puede reducirse sin modificar la infraestructura principal del edificio. La incorporación de tecnología en los insumos y sistemas de dispensación permite controlar cuánto producto se utiliza y con qué frecuencia debe reponerse.
Por ejemplo, los dispensadores de papel hoja por hoja pueden reducir el consumo frente a los sistemas convencionales. Las cifras proporcionadas por el sector apuntan a reducciones de hasta 40% en el uso de papel en determinados inmuebles.
Los sistemas de recarga continua también pueden disminuir el espacio destinado al almacenamiento de consumibles, al reducir el volumen de empaques y productos que deben mantenerse en inventario.
La ventaja no está únicamente en gastar menos en papel o jabón. El objetivo es reducir el conjunto de costos asociados: compras, almacenamiento, transporte interno, reposición y horas de trabajo.
El Facility Management gana peso financiero
Esta visión modifica el papel del Facility Management dentro de las empresas. Ya no se trata únicamente de mantener funcionando un edificio, sino de administrar una operación que puede representar hasta cuatro quintas partes del costo acumulado del inmueble.
La información sobre consumo, frecuencia de reposición, inventarios y comportamiento de los usuarios permite identificar patrones y tomar decisiones con mayor precisión.
Para los propietarios y administradores de inmuebles corporativos, esto significa pasar de una gestión reactiva —comprar cuando falta un producto o reparar cuando surge una falla— a una operación basada en datos.
La diferencia puede traducirse en menores costos, mejor utilización del espacio y una mayor previsibilidad del presupuesto.
ESG también pasa por los consumibles
Por ello, las estrategias ESG no tienen que limitarse a grandes proyectos de eficiencia energética, paneles solares o certificaciones. También pueden construirse a partir de decisiones cotidianas sobre cómo se utilizan los recursos dentro de un edificio.
En el caso de los inmuebles corporativos, estos indicadores pueden complementar las estrategias de sostenibilidad que buscan inversionistas y propietarios institucionales.
También existe un componente social. La limpieza y disponibilidad de insumos en los sanitarios forman parte de la experiencia cotidiana de trabajadores y visitantes. Una operación eficiente, por tanto, debe reducir costos sin deteriorar las condiciones de uso del inmueble.
Y el reto para los administradores inmobiliarios está en identificar esos gastos que parecen demasiado pequeños para llamar la atención, pero que, acumulados durante años, pueden representar una parte importante del presupuesto.
