Cada nuevo punto de venta implica múltiples vínculos legales y operativos que deben sostenerse sobre documentos correctamente validados, almacenados y gestionados.

Contratos de arrendamiento, convenios con proveedores logísticos, NDAs con promotoras, expedientes de personal operativo, servicios de mantenimiento o pólizas de seguro: todos estos documentos representan no solo compromisos legales, sino también información sensible que debe ser tratada con rigor. El problema es que, en la práctica, muchos retailers dependen de flujos fragmentados y manuales que exponen a las organizaciones a errores, omisiones o incumplimientos normativos.

De acuerdo con Sergio Haro, cofundador de Urdaten, aquí entra en juego un concepto emergente: inteligencia documental. Se trata del uso de tecnologías como inteligencia artificial, automatización y validación estructurada de datos para transformar los documentos en activos estratégicos. La diferencia no es menor. Mientras un ERP tradicional permite almacenar archivos, la inteligencia documental permite entenderlos, organizar su ciclo de vida y activar acciones automatizadas en torno a ellos.

Por ejemplo, en lugar de enviar decenas de correos para solicitar documentación a un proveedor nuevo, un sistema con inteligencia documental puede automatizar la solicitud, validar los archivos recibidos (RFC, constancia de situación fiscal, identificación oficial), y vincular esa información a la generación de un contrato preconfigurado. Posteriormente, el sistema puede notificar sobre fechas de vencimiento, condiciones de renovación o cumplimiento de cláusulas clave.

Este tipo de eficiencia no solo ahorra tiempo: reduce riesgos operativos y legales en una industria donde el volumen y la velocidad son la norma.

Según datos de la firma de análisis McKinsey, las empresas que automatizan procesos administrativos reducen sus costos operativos hasta un 30%, y aquellas que digitalizan su documentación logran acortar un 40% los ciclos de aprobación y firma de contratos.

Además, un estudio de Forrester Consulting encontró que el 67% de las empresas que operan múltiples ubicaciones comerciales enfrentan pérdidas económicas por vencimientos no gestionados, información duplicada o contratos extraviados. En retail, donde cada tienda puede involucrar hasta una docena de contratos distintos, el impacto escala rápidamente.

A pesar de ello, muchos retailers siguen utilizando sistemas que no fueron diseñados para este propósito. Los CRMs y ERPs tradicionales carecen de funciones especializadas para el manejo documental detallado y su ciclo de vida. Esta brecha ha abierto camino a soluciones especializadas, desarrolladas desde México, como el caso de Urdaten, que incorporan inteligencia artificial para centralizar la administración documental, automatizar procesos y fortalecer el cumplimiento normativo.

La inteligencia documental no es solo una herramienta tecnológica, sino una nueva forma de pensar la infraestructura organizacional. En un entorno donde cada punto de venta genera relaciones comerciales complejas y sensibles, gestionar adecuadamente la documentación no es una función auxiliar, sino un pilar estratégico. Tal vez invisible al consumidor, pero esencial para la salud operativa del negocio.

Retail media, la estrategia que está transformando el e-commerce en México